Zvažujete, jaký hotelový systém je pro vás ten pravý? Přemýšlíte, co byste od něj měli očekávat a na co si dát pozor při jeho výběru? Pak jste si otevřeli ten správný článek.
V rámci celkem dvou článků se společně podíváme na nejdůležitější aspekty a funkce, na které byste se měli zaměřit při výběru hotelového systému pro vaše ubytovací zařízení. Samotný výběr hotelového systému byste určitě neměli podcenit, protože rozdíl mezi kvalitním a nekvalitním hotelovým systémem pro vás může znamenat desítky promarněných hodin příprav, ztracené peníze a v neposlední řadě zklamaný a naštvaný personál.
Dostupnost systému aneb cloudové řešení
Je 21. století a váš hotelový systém by měl fungovat v cloudu. Do hotelového systému se musíme umět přihlásit na mobilu i tabletu a být schopni na těchto zařízeních alespoň trochu fungovat. Tečka. Pokud vám bude kdokoliv tvrdit něco jiného, tak mu poděkujte a běžte hledat jiný (cloudový) systém.
Cloudové řešení přináší kromě možného přístupu odkudkoliv na světě další nesporné výhody. Vaše data jsou zpravidla zálohovaná na vzdáleném serveru, takže pokud vám recepční omylem nenávratně smaže pár rezervací, stačí se ozvat na zákaznickou linku a do pár minut máte data zpátky. Zabezpečení těchto serverů je pak zpravidla o několik řádů vyšší než zabezpečení počítače vaší recepční nebo vaší lokální sítě. Pokud vám někdo ukradne počítač nebo mobil, stačí si koupit nový a během pár minut máte zase přístup ke všem datům a můžete nerušeně pracovat.
Jednoduché a intuitivní ovládání
Máte opět nové recepční? Musí se rychle naučit pracovat s vaším současným systémem, aby mohli odbavit těch pár netrpělivě postávajích hostů na vaší recepci? Cože? Zaškolení nové recepční bude trvat měsíc? Kolik mě to bude stát?
Stop. Takhle by váš pracovní den rozhodně začínat neměl. Při výběru hotelového systému se v první řadě zaměřte na jeho snadné ovládání. Zkuste si v daném systému provést nejčastější úkony, které budou vaši kolegové na recepci řešit na denní bázi – založení rezervace, úprava rezervace, check-in, check-out, odeslání e-mailu atd. Stejný úkol zadejte i svým kolegům a kolegyním z recepce. Oni budou ti, kdo budou hotelový systém používat celý den.
Pokud vám nebo vašim kolegům některá z těchto jednoduchých akcí zabere víc času než je zdrávo, nebo vám daný systém přijde uživatelsky přívětiví asi jako formulář pro daňové přiznání, pak je možná lepší nápad se porozhlédnout i někde jinde.
Automatizace a nastavení vašich vlastních procesů
Hotelový systém by vám měl v první řadě šetřit čas. V dnešní době je možné v hotelových systémem automatizovat drtivou většinu standardních procesů, čímž nejen ušetříte spoustu času a možná i personálu, ale hlavně předejdete zbytečným lidským chybám.
Mezi klíčové automatizace rozhodně patří propojení s rezervačními portály jako je Booking.com nebo Airbnb prostřednictvím channel manageru. Tato funkce za vás v reálném čase stahuje všechny rezervace z těchto portálů a zároveň za vás na daných portálech upravuje ceny, dostupnost a restrikce. Po zavedení této funkce jsem u nových klientů viděl snížení práce na recepci zhruba o 60 %, což už je pořádné číslo.
Posíláte hostům emaily? Kolik průměrně jednomu hostovi pošlete emailů? Automatický emailing to vyřeší za vás. Dnešní hotelové systémy by měly obsahovat možnost automatického zasílání emailových kampaní vašim hostům. Vám tak stačí si jednou nastavit například příjezdovou emailovou kampaň a váš systém sám hostovi pošle email s potvrzením rezervace, informacemi k příjezdu a check-inu a ještě mu nabídne, jestli si nechce připlatit za lepší pokoj nebo alespoň dokoupit něco z vaší nabídky služeb. Pro vás naprosto bez práce. Dejte pozor na to, aby daný hotelový systém uměl posílat personalizované emaily! Pokud vám váš systém neumožňuje poslat automatický email, ve kterém hosta nemůžete automaticky oslovit jeho jménem a ani nejste schopni do textu emailu načíst další informace o rezervace, běžte se radši podívat ke konkurenci.
Jenom díky těmto dvěma jednoduchým automatizacím jste reálně schopni ušetřit v každodenním provozu mraky času a pokud chcete tak i personálu. Automatizací ale dnešní moderní hotelové systémy nabízí řádově víc. Nebudu se tu o nich podrobně rozepisovat, protože to by vystačilo na samostatný článek, který ostatně budu v nejbližší době na našem blogu zveřejňovat. Z těch nejdůležitějších se při výběru hotelového systému rozhodně zaměřte na možnost hostů provádět online check-in, možnost provádět automatické autorizace kreditních karet, automatické hlášení cizinců na cizineckou policii a automatický reporting. Každá z těchto dalších automatizací má sama o sobe při středně velkém provozu schopnost ušetřit vám několik hodin vaší práce denně.
Online rezervační formulář aneb chceme přímé rezervace
Přímé rezervace jsou na vzestupu. Kdo alespoň trochu sleduje aktuální trendy v hotelnictví, je mu jasné, že bez online rezervačního formuláře na vašich stránkách moc přímých rezervací nezískáte. Jestli v dnešní moderní době používáte na vašich stránkách pouze kontaktní formulář, ve kterém váš host nevidí, jestli máte volno, kolik ho to bude stát a nepřijde mu okamžitě potvrzení vytvořené rezervace, pak se nedivte, že vám většina vašich rezervací bude dál chodit z Booking.com a Airbnb. A taky se nedivte, že za většinu rezervací budete těmto rezervačním portálům platit nemalé provize.
Pokud chcete v konkurenci rezervačních portálů uspět pak musíte na vašich webových stránkách klientům nabídnout stejně rychlý a přehledný způsob rezervace, jako má právě třeba Booking.com. Jakmile musí váš host někam zavolat nebo počkat, než mu někdo odpoví na email, tak je téměř jisté, že si stokrát radši otevře Booking.com, nebo jakýkoliv jiný portál. Taky nezapomeňte, že když už vašeho hosta vystrnadíte pryč z vašich webových stránek, tak mu Booking.com mile rád kromě vašeho hotelu nabídne i všechny hotely v okolí a možná dokonce i za lepší cenu.
Funkční, přehledný a přívětivý rezervační formulář je v dnešní době pro každého hoteliéra naprostá nutnost. Zkontrolujte si jaký rezervační formulář váš hotelový systém nabízí a vyzkoušejte si skrze něj vytvořit pár rezervací. Pokud jste vytváření rezervace v půlce vzdali, pak nemá smysl s daným hotelovým systémem dál pokračovat.
Shrnutí
Při výběru hotelového systému je nezbytné zaměřit se na několik klíčových aspektů pro efektivní a hladký provoz vašeho hotelu.
- Zvolte cloudové řešení pro snadný a bezpečný přístup k vašim datům.
- Důležité je také intuitivní ovládání pro rychlé zaškolení zaměstnanců a efektivní automatizace procesů, která šetří čas a snižuje riziko chyb.
- Automatizace vám pomůžou radikálně snížit pracovní zátěž na recepci a vy tak máte čas na vaše hosty a hlavně i na sebe.
- Nezapomínejte na funkční online rezervační formulář na vašem webu pro zvýšení počtu přímých rezervací.
Máte k výběru hotelového systému nějaké otázky? Jde vám z toho všeho hlava kolem? Napište mi na sales@better-hotel.com a můžeme to společně probrat.
Adam Blažek
head of sales and marketing
… a máte čas na své hosty
better-hotel.com | sales@better-hotel.com
