„Better Hotel je spolehlivý a uživatelsky přívětivý systém, který transformoval způsob, jakým provozujeme náš byznys. Automatizace a možnosti řízení na dálku výrazně zjednodušily naši práci.“
Klient: Lipno Info Point
Contacts: Blanka Faloutová Justová, manažerka
Spolupráce od: 2020
Výzva
Před přechodem na systém Better Hotel spravoval Lipno Info Point své ubytování pomocí Excel tabulek. Tento systém, i když funkční, měl několik omezení. Postrádal automatizaci, byl náročný na údržbu a špatně se propojoval s externími rezervačními platformami. Manuální systém také vyžadoval neustálou přítomnost na recepci, což bylo náročné pro personál, zejména vzhledem k různým časům příjezdu hostů. To vedlo k neefektivnosti, zejména při relativně malém provozu, kde nebylo možné mít recepční k dispozici 24/7.
Solutions
Tým Lipno Info Point se rozhodl implementovat Better Hotel na základě doporučení. Již dříve testovali různé systémy, ale rozhodujícím faktorem byla integrace s Wubookem, která eliminovala problém s duálními rezervacemi. Přechod probíhal hladce a přinesl výrazné zlepšení efektivity při správě rezervací a minimalizoval potřebu manuálního zásahu.
Cloudový systém umožnil Blance Faloutové řídit provoz na dálku, dokonce i z ciziny. Automatizace snížila potřebu neustálé přítomnosti personálu na místě a integrace s více externími rezervačními kanály usnadnila správu rezervací.
Výsledky
Systém přinesl Lipno Info Point několik výhod:
- Automatizace procesů: Přechod na Better Hotel umožnil Lipno Info Point automatizovat mnoho procesů, které byly dříve manuální. Úkoly jako rezervace a check-in byly zjednodušeny a potřeba recepčního personálu během mimo pracovní dobu byla eliminována. Systém zajistil, že hosté se mohli check-in provést samostatně, i mimo běžné pracovní hodiny.
- Zvýšení efektivity: Systém umožnil Blance a jejímu týmu sledovat provoz na dálku, což znamená, že podnik mohl být efektivně řízen i z ciziny. Přechod také eliminoval potřebu Excel tabulek, protože Better Hotel poskytl centralizovaný a integrovaný systém pro rezervace a housekeeping.
- Zlepšení zážitku pro hosty: Integrace s externími rezervačními platformami jako Booking.com a Google kalendářem usnadnila sledování rezervací, což snížilo riziko přebookování a zajistilo hostům plynulý zážitek. Hosté ocenili flexibilitu samostatného check-inu, což lépe odpovídalo jejich příjezdovým časům.
Vynikající podpora a přizpůsobení: Blanka ocenila podporu od Better Hotelu, která byla vždy rychlá a řešila problémy operativně. Systém byl přizpůsoben jejich potřebám, například přidáním funkce pro směnárnu eura, což usnadnilo provoz.
Zpětná vazba klienta
Blanka Faloutová zdůraznila následující silné stránky Better Hotelu:
- Intuitivní systém: Software byl snadno použitelný, i pro osoby, které nejsou příliš technicky zdatné. Intuitivní rozhraní zajistilo, že se personál mohl rychle přizpůsobit systému bez náročného školení.
- Spolehlivost a flexibilita: Better Hotel nabídl spolehlivý systém, který umožnil Blance řídit podnik na dálku. Neustálý vývoj systému a jeho aktualizace byly klíčovým faktorem pro rozhodnutí i nadále používat tento software.
- Výborná zákaznická podpora: Blanka ocenila zákaznickou podporu, která byla vždy promptní a orientovaná na řešení problémů. Tým Better Hotelu úzce spolupracoval s nimi na implementaci vylepšení a přizpůsobení systému jejich potřebám.
- Zjednodušení provozu: Better Hotel významně snížil potřebu manuálních procesů a umožnil Blance řídit podnik odkudkoli, i když cestovala. To vedlo k flexibilnějšímu a efektivnějšímu provozu.
Doporučení pro další hotely
Blanka Faloutová vřele doporučuje Better Hotel kolegům v oboru. Chválí systém pro jeho jednoduchost, zákaznickou podporu a automatizaci, kterou přinesl do jejich podnikání. Pro Lipno Infopoint to byl zásadní krok, který zlepšil jak efektivitu provozu, tak zážitek pro hosty. Systém neustále vyvíjí, což pomáhá podnikům, jako je Lipno Infopoint, vyhovět jejich rostoucím potřebám.
Lipno Info Point je moderní ubytovací a informační centrum v samém srdci Lipna nad Vltavou. Nabízí pohodlné apartmány v blízkosti přehrady, ideální pro rodiny, páry i skupiny. Díky své poloze je ideálním výchozím bodem pro celoroční aktivity – od cyklistiky a turistiky po zimní sporty. Součástí areálu je i turistické infocentrum s praktickými službami pro návštěvníky.
Jakým způsobem jste spravovali své ubytovací zařízení před Better Hotelem?
Měli jsme vlastně excelovskou tabulku. Tu jsme měli napojenou na jednotlivé majitelské byty a tam se to sesypávalo vše, co se týče pobytů, úklidů a peněz.
Proč jste se rozhodli nahradit váš tehdejší systém?
Na doporučení.
Jak jste se dozvěděli o Better Hotelu?
My jsme už předtím hledali nějaký systém, tak jsme je testovali co se týče i cizích správcovských softwarů.Hodně jsem hledala na internetu, ale pak jsme dostali doporučení a bylo to vlastně hlavně kvůli Wubooku, kdy u Better Hotelu nedocházelo k duálním rezervacím.
Jak vnímáte celkově přínos stávajícího Better Hotel systému?
Ta automatizace je skvělá. Teď už tady nemusíme vůbec být. Nejsme tak velký provoz, abychom tady drželi recepční 24/7. Většina předání klíčů funguje skrz schránky.
Většina hostů vyráží až po práci a jsou dva extrémy: hosté, kteří přijedou hodně brzo, takže to tady ještě nikoho zastihnou, nebo ti, kteří přijedou pozdě. V době check-inu většina hostů nepřijíždí, kromě top sezony, takže by tady recepční zbytečně seděla.
Jste schopna vyjmenovat, čím konkrétně vám Better Hotel usnadnil práci?
Přehled odkudkoliv, nahradil nám tu starou excelovskou tabulku, provázanost s dalšími systémy. Ono to sice jde Booking a další systémy navázat na Google kalendář, ale tady vlastně mám přehled ze všech serverů najednou.
A jak rychle a jakým způsobem se změnila správa vašich ubytovacích zařízení v okamžiku, kdy jste začali používat Better Hotel?
Teď, když už nepotřebujeme mít recepční, protože jsou lidi zvyklí ubytovávat se sami bez osobního kontaktu, tak všechno zvládneme z telefonu klidně i ze zahraničí.
A to je po jak dlouhé době?
Hned došlo ke zjednodušení při napojení na Wubook a nedocházelo k duálním rezervacím, takže ta změna byla okamžitá a skvělá.
A jak jste byli spokojeni s podporou ze strany Better Hotels od začátku implementace až doposud?
Ta podpora je stoprocentní. Kdykoliv zavoláme, někdo mi zvedne telefon nebo mi napíše, že případně nemůže a všechno se řešilo. A musím ocenit, že se řešily operativně naše potřeby. Pak bylo super tenkrát setkání ubytovatelů, kde jsme vlastně všichni dávali podněty, co bychom potřebovali a v hodně věcech jsme se shodli, co trápilo všechny z nás a Better Hotel, i když to nešlo samozřejmě okamžitě vyvinout, tak se nám snažil vyjít postupně vstříc.
Které ze služeb Better Hotelu nejvíce používáte a kterou si nejvíce ceníte nebo chválíte?
Propojení přes channel manager, přehled těch rezervací a my potom ještě používáme položkový prodej.
V čem vnímáte spolupráci s Better Hotelem jako pozitivní?
Přístup, vlastně, co se týče zpětné vazby, rychlé a vstřícné zákaznické podpory, jak jsem říkala, že v tom vývoji a usnadnění práce aktuálně v dnešní době a šetření pracovních sil.
Doporučila byste Better Hotel kolegům?
Určitě, já ho doporučuji. Že zatím nemáme s Better Hotelem žádné problémy a je to spolehlivý systém, který nám usnadňuje práci a ta vyvíjí se, neustále se vyvíjí dopředu, takže vychází vstříc potřebám podnikatelů, aby se jim usnadnila práce a ta automatizace je čím dál na lepší úrovni a neustále se zlepšuje a zlepšuje.
Jak byste Better Hotel popsala pár slovy?
Hezký a blbuvzdorný. Intuitivní ovládání a systém, který zvládnou i lidé, kteří nemají příliš dobrý vztah k softwarovým programům a mají problémy se základními funkcemi, propojení na housekeeping třeba pro mě. Takže to je snadná ovladatelnost, snadné zaškolení. Je to pro mě intuitivní a spolehlivý systém.
Blanka Faloutová – Manažerka
