Automatické hlášení cizinců snadno a rychle! - BetterHotel

Automatické hlášení cizinců snadno a rychle!

Martin Blažek
29.3.2017

(3 minuty čtení) Co kdyby za Vás cizince hlásil Váš rezervační systém sám, automaticky a spolehlivě? U Better Hotelu je to realita. Celé nastavení navíc zabere asi tak dvě minuty!

Automatické hlášení cizinců snadno a rychle!

Občas se mi přihodí,  že po školení u někoho z našich klientů v hotelu si např. spletu hodinu odjezdu posledního vlaku a tak dostanu jedinečnou možnost podívat se na to, jak reálně funguje provoz na recepci a co je největší žrout času a zdroj nudy. Celkem spolehlivě jsem to vyhodnotil tak, že to je vyplňování registračních karet klientů a vyplňování výkazů, především hlášení cizinců - zde nejde ani tak o čas jako spíše o tu nudu.
O tom, jak nechat Vaše hosty vyplnit si registrační karty online si můžete přečíst ZDE. Teď se podíváme, jak jsme za Vás odbourali i dalšího velkého žrouta času, tedy povinná hlášení, především pak hlášení cizinců. 


Jak si nastavit automatické hlášení cizinců?

Celé nastavení Vám zabere asi dvě minuty.  Rychlý návod naleznete ZDE.

 

Jak to celé funguje?

Rezervační systém Better Hotel každý druhý den (tedy pondělí, středa, pátek) v ranních hodinách automaticky vytvoří hlášení cizinců, kterí se u Vás ubytovali v době od vytvoření posledního hlášení.  Celá automatizace funguje podle toho, jestli máte nahraný do Better Hotelu elektronický podpis či nikoliv a podle toho, jestli jsou ve výkazu (který systém automaticky vygeneruje) vyplněny všechny potřebné informace o Vašich hostech. Podle výše uvedeného můžeme chování Better Hotelu rozdělit do tří možností. 

1. Výkaz není validní

Pokud není výkaz, Vaše kontaktní údaje nebo elektronický podpis validní, systém Vás o tom informuje emailem. K výkazu se můžete kdykoliv vrátit jeho vyvoláním z historie, viz níže.

2.Výkaz je validní, ale není nahraný elektronický podpis

Better Hotel automaticky vygeneruje hlášení, vyexportuje jej do formátu .unl a tento Vám pak zašle na Váš email. Report můžete následně přeposlat na policii.

3.Výkaz je validní a máte nahraný validní elektronický podpis

Better Hotel automaticky vygeneruje hlášení,  podepíše jej Vaším elektronickým podpisem a odešle jej na adresu policie. Na Váš email příjde upozornění, že jsme hlášení automaticky odeslali za Vás. Od policie poté na Váš email příjde informace o hlášení, tedy že bylo buď přijato nebo nikoliv. Pakliže je ve výkazu nějaký problém, naleznete ho v historii vygenerovaných výkazů (menu - recepce - cizinecká policie) - kliknutím na něj načtete veškerá data z hlášení do formuláře a můžete je eventuálně upravit a vyexportovat znova. 

 

Další automatické výkazy

Kromě hlášení cizinců umí Better Hotel také automaticky jednou mesíčně generovat výkazy pro městské samosprávy a pro ČSÚ. Určitě oceníte také např. možnost denního zasílání recepčního přehledu nebo přehledu úklidů na aktuální den. Vše je možné nastavit z hlavního přehledu (ikona dlaždic v horním menu) - záložka chytré automatizace.

 

Závěrem

Pokud svědomitě vyplňujete karty hostů a informace o počtu osob v rezervaci, potom Vám automatické hlášení cizinců ušetří časově náročnou a hlavně nudnou práci! Better Hotel se Vám také připomene s hlášením pro ČSÚ atp. 






Mohlo by Vás zajímat

Dostaňme z portálů maximum informací!

Kateřina Vejdová, 27.9.2018

Rozšířili jsme možnosti integraci z channel manageru a díky tomu jsme schopni Vám poskytnou více informací o přijíždějících hostech. Vše zjistíte již z rychlého náhledu rezervace.… | číst více >>

Pokročilá personalizace emailů

Martin Blažek, 27.8.2017

(4 minuty čtení) Věděli jste, že prostou personalizací komunikace s Vašimi hosty můžete dosáhnout až o 50% lepších výsledků? Jak Vám s tím Better Hotel pomůže? Tak jako vždy -… | číst více >>

Nová generace nástroje pro chytrou tvorbu…

Kateřina Vejdová, 21.3.2018

Pokud vykazujete alespoň minimální náznak aktivní práce s cenotvorbou, jistě víte, že ke správnému nastavení cenových hladin potřebujete vyhodnotit celou řadu ukazatelů (aktuální… | číst více >>

Předvyplněné registrační karty na jedno…

Martin Blažek, 19.9.2017

(5 minut čtení) Znáte to, přijedou hosté, čekají na recepci, vy jim tisknete registrační karty, čekáte až je hosté vyplní, poté čekají hosté až je zkontrolujete ... koho myslíte,… | číst více >>