Guest experience portál jako služba všem cestovatelům
Na nápad vytvořit v systému Better Hotelu portál pro hosty s možností online check-inu jsem přišel skrze své zkušenosti z cestování. Nerad si totiž rezervuji pobyt přes rezervační portály, a tak to vždy zkouším napřímo. Samotná rezervace není většinou problém. Ale v momentě, kdy zjistíte, že potřebujete odjet o den dříve, že Vás bude o dva víc, že byste si jenom rádi objednali transfer a že byste to potřebovali mít konfirmované skutečně rychle, začíná to být nepříjemně napínavé. Náš klientský portál je tedy jenom logickým vyústěním potřeb všech cestovatelů a zároveň přináší příjemný bonus ubytovatelům, kterým šetří neuvěřitelné množství času!
Šetří čas jak hostům, tak hoteliérům
Jak jsme již zmínili, jde především o to, ušetřit všem zúčastněným čas. Navrhli jsme čtyři základní funkce, které si nyní podrobněji popíšeme. Jsou to především:
- Možnost editace vlastní rezervace hostem a její eventuální storno
- Možnost vyplnit si registrační karty před příjezdem (online check-in)
- Možnost objednat si transfer
- Zjednodušení komunikace mezi hotelem a hostem
Začínáme používat klientský portál
Abyste mohli začít používat klientský portál, nepotřebujete žádné zdlouhavé nastavení ani konfiguraci. Systém Better Hotel si vezme veškeré ceny, dostupnost, kontaktní údaje a údaje o klientovi přímo z Vašeho nastavení v systému. Konkrétní detaily k nastavení klientského portálu pak naleznete v centru nápovědy přímo v systému.
Co přesně klientský portál umí?
Jenom na margo připomenu, že portál funguje skvěle také na mobilech a tabletech. V kombinaci, například s možností navigace, tak může sloužit hostům i jako zpříjemnění cesty do Vašeho hotelu atp.
Vlastní editace rezervace hostem
Portál dovolí Vašim klientům modifikovat, stornovat nebo přidávat rezervace nových pokojů do skupiny. Nemusíte nikde nic nastavovat, dostupnost i ceny čerpá portál přímo z Vašeho rezervačního systému.
Důležité je však nastavit si správně obchodní a storno podmínky – za prvé portál nechá klienta při každé změně Vaše podmínky potvrdit a za druhé podle zadaných limitů portál počítá, zda ještě klient může svou rezervaci zdarma modifikovat nebo stornovat. Pakliže je již v režimu, že by musel platit jakýkoliv storno poplatek, portál mu jednoduše oznámí, že tuto změnu musí konfirmovat hotel a nabídne mu kontaktní formulář. Po jeho vyplnění Vám požadavek klienta přistane opět do emailu i do systémové komunikace. Po každé modifikaci Vám i Vašim klientům také dorazí informační email, kde jsou shrnuty veškeré změny.
Vyplnění registračních karet (online check-in)
Tuto funkci budete zřejmě zbožňovat nejvíce – Vaši klienti si budou moci před svým příjezdem online vyplnit své registrační karty. Při příjezdu je stačí pouze zkontrolovat oproti dokladům totožnosti. Systém vše sám uloží do databáze a zaktualizuje karty hostů. Po uložení online check-inu Vám příjde konfirmace do emailu, navíc se daná rezervace na štaflích označí ikonkou malého panáčka, která signalizuje právě online check-in.
Objednávka transferu
Přes náš klientský portál si mohou Vaši hosté také pohodlně zarezervovat transfer. Mevris umí sám spočítat cenu transferu. Po odeslání žádosti se začínají dít velké věci. Klient i Vy dostanete konfirmaci transferu na email. K rezervaci se automaticky založí položka transferu. Mevris navíc automaticky vybere vhodného řidiče z Vaší databáze a odešle mu informaci o nové objednávce transferu – v tomto mailu může řidič transfer potvrdit nebo odmítnout. Pakliže jej odmítne, dostanete o tom zprávu. V opačném případě je vše v pořádku. Klient má objednaný transfer, systém automaticky objedná řidiče a Vy jste nemuseli ani pohnout brvou.
Komunikace, voucher, sbírání kontaktů
Hned při první návštěvě hosta na portálu jej vyzveme, aby nám zaktualizoval své kontakty, především email. U hostů přes portály, které Vám neposílají emailové adresy klientů to může být velmi zajímavý zdroj kontaktů! Dále si mohou na portále hosté vytisknout ubytovací voucher, prohlížet historii komunikace, najít Vás na mapě, pustit si navigaci a mnoho dalšího.
Jak dostanu svého hosta na portál?
Každá jednotlivá rezervace (nebo skupina), má svůj unikátní odkaz (link), přes který je možné se na portál přihlásit. Tento odkaz si můžete nechat vygenerovat u každé rezervace manuálně v systému nebo si jej nechat chytře vložit do emailové šablony pro odchozí poštu v Mevrisu.
Ti nejchytřejší však použijí naši možnost automatického marketingu (menu – smart hotel – online marketing) – nastavíte si kampaň, že např. vždy tři dny před příjezdem Mevris automaticky odešle hostům výzvu k vyplnění registračních karet online. Nemusíte tak na nic myslet, vše funguje samo, automaticky a Vy tak ušetříte ohromné množství času a zbytečné práce!
Co čeká portál dále?
Během několika měsíců rozšíříme portál o možnost prodeje doplňkového sortimentu, ale hlavně také o nabídku dalších doprovodných služeb. To mohou být např. fakultativní výlety, prohlídky apod. Chystáme také rozhraní pro Vaše partnery, které bude integrovat jejich nabídky, spočítá Vám provizi atd. – nechte se překvapit.
Závěrem
Klientský portál Vám ušetří spoustu času a práce. Navíc se velmi jednoduše používá, má okamžitou odezvu a Vaši hosté tak mohou mnohem pružněji reagovat na své neočekávané životní situace, které jim kříží jejich cestovatelské plány. A především – budou Vás mít za tu možnost rádi! 🙂
