Hledáte váš vysněný hotelový systém? Zajímá vás, co by takový systém měl umět a na co si dát pozor, abyste si vybrali to pravé? Máme pro vás skvělou zprávu – právě jste našli článek, který vám pomůže najít odpovědi na všechny tyto otázky.
V návaznosti na náš první článek se dnes podíváme na další nejdůležitější aspekty a funkce, na které byste se měli zaměřit při výběru hotelového systému pro vaše ubytovací zařízení. Samotný výběr hotelového systému byste určitě neměli podcenit, protože rozdíl mezi kvalitním a nekvalitním hotelovým systémem pro vás může znamenat desítky promarněných hodin příprav, ztracené peníze a v neposlední řadě zklamaný a naštvaný personál.
Zákaznická podpora
I kdybyste měli ten nejlepší hotelový systém na světě, zcela určitě přijde čas, kdy narazíte na nějaký problém. Může to být overbook pokoje, nebo jenom smazaná rezervace nepozorným kolegou. Jestli vám bude obchoďák daného hotelového systému tvrdit, že jejich systém je naprosto bez problémů a nikdy nic takového s klienty neřešili, pak vemte nohy na ramena a běžte radši za někým, kdo k vám bude upřímný.
V těchto chvílích potřebujete mít jistotu, že váš hotelový systém má prvotřídní zákaznickou podporu, co vám zvedne telefon a nenechá vás na holičkách. Zkuste si v první fázi testování systému zavolat na zákaznickou podporu a uvidíte, jak se o vás postarají. Pokud se ze tří pokusů třikrát zařadíte do fronty na lince, pak už to ani nemusíte dál zkoušet.
V dnešní době vám již řada hotelových systému v rámci základní ceny poskytne vašeho vlastního account managera. Tento člověk se o vás stará dlouhodobě a řeší s vámi všechny vaše problémy. Pokud jste něco řešili před měsícem a až teď jste přišli na to, v dané věci potřebujete podniknout další kroky, váš account manager už bude vědět o čem mluvíte a nebudete mu muset vysvětlovat celý problém znovu od začátku.
Při výběru hotelového systému si ověřte fungování zákaznické podpory a zjistěte si přesně od kdy do kdy funguje a co se stane, když se náhodou ve 3 ráno nebudete moct do systému přihlásit.
Cena a návratnost investice
Cena zajímá nás všechny. Většina hotelových systémů má dnes cenu odstupňovanou podle počtu pokojů vašeho ubytování. U cenové nabídky hotelového systému si hlavně zjistěte, co všechno je v rámci dané ceny zahrnuto. Budete muset něco zaplatit navíc za připojení na Booking.com a Airbnb? Jsou všechny moduly daného systému zahrnuty v ceně, nebo si například za úklidovou aplikaci budete muset připlatit? Pokud něčemu z cenové nabídky nerozumíte, tak se ptejte, dokud vám nebude vše jasné. Je rozhodně lepší se na začátku spolupráce 10x zeptat, než být velmi nepříjemně překvapený co je a co není součástí původní cenové nabídky.
Výběr hotelového systému nesmíte brát jako nákup housek v pekárně, ale jako investici. Co se tím snažím říct? Vezměte si cenovou nabídku hotelového systému a podívejte se na měsíční platbu. Pro zjednodušení řekněme, že cena za jeden měsíc je 5 000,- Kč. Nyní se podívejte na hlavní funkce systému a spočítejte si kolik vám každá jednotlivá funkce ušetří průměrně času. Pokud vaše recepce tráví každý den dvě hodiny tím, že posílá klientům emaily, pak není těžké spočítat, že za měsíc touto činností vaše recepce zabije dohromady šedesát hodin. Další dvě hodiny denně trávíte tím, že přepisujete rezervace z rezervačních portálů? Dalších šedesát hodin. Každé ráno plánujete hodinu úklidy? Třicet hodin. A tak dále.
Na konci tohoto procesu se podívejte, kolik hodin práce za daný měsíční poplatek ušetříte. Když zůstanu u příkladu z předchozího odstavce, tak mi vychází, že si můžu 150 hodin práce za měsíc koupit za 5 000,- Kč. Jednu hodinu si tak budu od hotelového systému kupovat za cca 33,- Kč, což je skoro čtyřikrát míň, než je minimální mzda přepočtená na hodinu.
Kromě úspory času nezapomeňte do vašich úvah zahrnout i další faktory. Zvýší se mi s novým systémem počet přímých rezervacích a ušetřím na provizích rezervačních portálů? Budu moct rychle a efektivně posílat emailové nabídky, čímž si zvýším obsazenost a zisk? Můžu odjet na dovolenou na Kanárech a v případě problému se přihlásit do systému přímo z pláže?
Vývoj, aktualizace a integrace
Vyvíjí se daný hotelový systém, nebo už zůstává 10 let stejný? Vydává daný systém pravidelné aktualizace a opravy? Máte zkrátka pocit, že ta firma někam směřuje a chce být nejlepší? Pak jste narazili na velmi dobrého partnera. Neustálý vývoj je zárukou toho, že vždy budete mít v ruce aktuální a funkční nástroj k vaší práci.
Pro představu Google Hotel Ads je cca rok stará záležitost. Jednoduché propojení s touto službou zvedá u našich klientů průměrně počet přímých rezervací o cca 20 až 30 % oproti předchozím období. Pokud váš hotelový systém zaspí – máte jednoduše smůlu. Vývoj se ale netýká pouze propojení s novými službami.
Zjistěte si možnosti integrace a propojení s dalšími systémy. Pokud na denní bázi používáte platební bránu, jste připojeni na 5 rezervačních portálů, v hotelu máte nainstalované chytré zámky a chytré vytápění a váš účetní už nemůže vaše exporty dokladů v excelu ani vidět, pak si u dané firmy ověřte, že všechny tyto systémy budete umět s hotelovým systémem propojit. Kromě další obrovské úspory času můžete zpravidla další systémy alespoň částečně ovládat ze svého hotelového systému, čímž získáte řádově větší přehled o tom, co se u vás na hotelu vlastně děje.
Za obecně nejdůležitější aspekt bývá považován vývoj a úprava funkcí v hotelovém systému. Pokud máte návrh na novou funkci, která by mohla pomoc více lidem, je zde šance, že se jí dočkáte? A bude ta funkce zadarmo, nebo budete muset sáhnout hluboko do své peněženky? To jsou všechno otázky, které byste si při výběru hotelového systému měli rozhodně pokládat. Po obdržení odpovědí si rovněž budete moct udělat lepší obrázek o tom, s kým vlastně chcete spolupracovat.
Všechno pod jednou střechou – all in one řešení
V listopadu 2023 jsem poměrně intenzivně jednal s jedním naším potenciálním klientem. Klient měl středně velký hotel, krásnou hotelovou restauraci a k tomu velkou finskou saunu a vířivku. Když jsem se ho ptal, jak v současné době všechno spravuje, tak na mě vysypal seznam pěti systémů. Klient měl speciální systém pro svůj hotel, online rezervace, channel manager, restauraci a rezervace wellnessu.
Mít pět systémů na správu vašeho ubytovacího zařízení je zhruba stejně praktické, jako mít pět servisů pro vaše auto. V jednom by vám opravovali motor, v druhém převodovku, ve třetím by vám měnili kola a tak dále. Komplikované, zbytečné a neefektivní. V dnešní době vám už spousta hotelových systémů nabídne all in one řešení. Všechno, co potřebujete pro správu vašeho hotelu najdete pod jednou střechou. To zní fajn, ale co to vlastně znamená a proč byste to vlastně měli chtít?
Všechno můžete spravovat v jednom systému – žádné překlikávání mezi systémy, žádné ruční přepisování dat. Host si u vás dal večeři a ještě si objednal na dvě hodiny wellness? Žádný problém, systém za vás automaticky natíží obě částky na hostův účet a upraví dostupnost wellness pro ostatní hosty.
Přišla k vám nová recepční? Potřebujete ji proškolit? Spravujete všechno v jednom systému? Skvělé, jedno školení jí bude naprosto stačit. Posílat recepční na pět školení je prostě nesmysl.
Něco vám v systému nesedí, nebo se něco pokazilo? Zkuste zavolat na tři čísla zákaznické podpory a garantuji vám, že vám každá zákaznická linka daného systému řekne, že chyba není u nich, ale u dalšího napojeného systému. Pokud máte all in one řešení, pak vám stačí zavolat pouze na jedno číslo a zákaznická podpora vám pomůže daný problém vyřešit.
Další nespornou výhodou je finanční stránka. All in one hotelové systémy vás obecně vyjdou levněji, než když si budete celkové řešení kupovat po částech.
Shrnutí
Při výběru hotelového systému je nezbytné zaměřit se na několik klíčových aspektů pro efektivní a hladký provoz vašeho hotelu.
- Úspěch hotelového podnikání závisí na spolehlivém systému a prvotřídní zákaznické podpoře.
- Kvalitní zákaznická podpora a pravidelné aktualizace systému jsou základem dobrého hotelového systému a vaší dlouhodobé spokojenosti.
- Vlastní account manager vám významně usnadní řešení problémů.
- Integrace s dalšími systémy a službami zvyšuje efektivitu a poskytuje lepší přehled o provozu hotelu.
- Hledejte partnera, který je vám schopný nabídnout komplexní řešení pro váš provoz.
Máte k výběru hotelového systému nějaké otázky? Jde vám z toho všeho hlava kolem? Napište mi na sales@better-hotel.com a můžeme to společně probrat.
Adam Blažek
head of sales and marketing
… a máte čas na své hosty
better-hotel.com | sales@better-hotel.com
