Kompletní návod pro ubytovatele v době coronavirové krize - BetterHotel

Kompletní návod pro ubytovatele v době coronavirové krize


Hotel management
Ludmila Faltusová
19.3.2020


Bedlivě sledujeme celou situaci šíření nákazy coronavirem a reflektujeme na přicházející rozhodnutí vlády ovlivňující odvětví celého cestovního ruchu. Přinášíme doporučení, na co myslet a nezapomenout v provozu po zavedení těchto opatření, především pak plošné karantény a zákazu poskytování ubytovacích služeb. Nabízíme Vám řešení nejčastějších situací a jak se s nimi vypořádat za pomocí našeho systému.


Fungování systému a provoz zákaznické podpory

Rádi bychom Vás touto cestou ubezpečili, že systém Better Hotel, tým zákaznické podpory i naši vývojáři fungují nadále beze změny. Nemění se ani provozní doba naší zákaznické linky.

 

Jsme Vám plně k dispozici. Naší prioritou je nadále poskytovat kvalitní a profesionální služby a podat pomocnou ruku obzvláště nyní, kdy čelíme společné výzvě.

 

Využijte čas a vylepšete si nastavení 

Věříme, že se situace brzy zlepší, nicméně než se tak stane, rozhodli jsme se Vám nabídnout zdarma možnost využití krátké online konzultace - konkrétně se jedná o revizi a úpravu nastavení ve Vaší licenci.

 

V případě zájmu nám napište na info@better-hotel.com. My se Vám obratem ozveme s nabídkou termínu. 

 

Nyní si pojďme říci, co vše je třeba prakticky řešit a zajistit: 

 

Vypněte prodej

Z nařízení vlády ze dne 15.března 2020 je zakázáno poskytování ubytovacích služeb a to minimálně do 24. března 2020. Ať už se rozhodnete uzavřít své kapacity na jakkoliv dlouhou dobu, je dobré udělat to správně.

 

Jediný správný způsob vyblokování termínů je použití restrikce "vypnout pro online prodej" a "vypnout pro channel manager" (pokud používáte). Obě restrikce naleznete v systému v Hlavní menu - Cenotvorba - Nastavení cen - parametr Vypnout pro online prodej a parametr Vypnout pro channel manager. Stejně tak učiníte v momentě opětovného zapnutí prodeje.

 

Pozor na blokování prodeje blokací přímo na štaflích (může vést při propsání automatického storna dosavadních rezervací z portálu k nežádoucímu otevření zpět do prodeje) nebo natažením nových rezervací (zkresluje statistiky). 

 

Komunikujte a řešte požadavky hostů

Mnoho z Vás již jistě řešilo a řeší rušení rezervací ze strany hostů. Jak se s tím nejlépe vypořádat?

 

Komunikujte

Komunikujte s Vašimi hosty, informujte je, dejte jim vědět, co pro ně chystáte a že si u Vás mohou pobyt zarezervovat na později. Situace se dříve nebo později uklidní a bude dobré být připraven. 

 

V systému máte možnost k tomuto využít emailových šablon či automatizovaných kampaní, kde hosty informujete buď hromadně, po segmentech,  nebo jednotlivě. 

 

Přesunutí rezervace na jiný termín

Toto bude pravděpodobně nejčastější požadavek, se kterým se u hostů setkáte. Doporučujeme tuto variantu upřednostnit před úplným stornováním rezervace a eventuálním vracením peněz. 

 

Pokud bude klient rovnou znát přesný termín pro přesun rezervace, otevřete si rezervaci pro editaci, zkontrolujte si, že máte uzamčenou cenu na účtu rezervace, aby přesunutím nedošlo k automatickému přepočítání ceny a poté rezervaci jednoduše přesuňte na budoucí termín.

 

Častější bude nejspíš situace, kdy klient ještě neví přesný termín pro přesun rezervace a i Vy budete raději nové termíny řešit až se vše ustálí a bude jasné, kdy k Vám mohou hosté znovu začít najíždět.  Nabízí se Vám několik možností:

 

- stornovat rezervaci a později v editaci obnovit na nový termín,

- umístit rezervaci na čekací listinu,

- vytvořit si nový speciální stav rezervací např. "COVID", který rezervaci přiřadíte, necháte je na štaflích, neprovádět na nich check-in ani check-out a později je upravíte dle nového termínu smluveného s hostem.  

 

V tomto případě doporučíme variantu poslední. Má velkou výhodu v tom, že budete moci takové rezervace dobře filtrovat, zároveň budete mít vizuální přehled, o které rezervace se jedná, a také budete moci dobře spočítat ztráty. 

 

Storno rezervace

Domluvíte-li se s hostem na zrušení rezervace lze rezervaci samozřejmě stornovat rovnou v systému, zde bude záležet na tom, zda u těchto rezervací vybíráte storno poplatek či nikoliv. A pokud ano, tak jaká bude jeho výše a jestli má systém rovnou vystavit doklad. Více ke stornování rezervace najdete v systému centru nápovědy v článku Storno rezervace. 

 

Vytvoření opravného daňového odkladu / dobropisu / vratky

Pokud z nějakého důvodu potřebujete stornovat v systému již vytvořený doklad (více v článku Storno dokladu), bude ke stornu vždy automaticky vytvořen dobropis neboli opravný doklad, který můžete poslat hostovi a zároveň použít pro účely účetnictví.

 

Pokud potřebujete vytvořit dobropis bez vazby na rezervaci, pak v tabulce Vystavené doklady vytvoříte nový doklad (tlačítko se znaménkem plus), ve formuláři vpravo vyberte si formu úhrady a číselnou řadu a uložíte. Vytvoří se nový doklad, do kterého zadejte odběratele, účetní položky a do textu před nebo za položky poznamenejte, že se jedná o opravný daňový doklad, eventuálně uveďte vazbu na jiný účetní doklad, který tento opravuje.

 

Uživatelské účty, hesla a jejich správa

V neposlední řadě musíme také upozornit na důslednou správu uživatelských účtů . Situace bohužel nasvedčuje tomu, že v našem oboru bude ubývat pracovních pozic a pravděpodobně se to dotklo už většiny ubytovacích zařízení. Ukončení spolupráce s některými zaměstnanci bude nevyhnutelná.

 

Pro tyto případy velmi doporučujeme v rámci rozvázání spolupráce nezapomenout zrušit těmto zaměstnancům jejich uživatelské přístupy. 

 

Analyzujte data a optimalizujte

Až krizová situace pomine, bude potřeba optimalizovat a mít připravenou strategii, která ideálně vychází z reálných dat o Vašem provozu. Neváhejte k tomuto v Better Hotelu využít modul Statistik, kde máte k dispozici všechny souhrnné i detailní přehledy jak hotelové, tak finanční, a to s přehledným grafickým znázorněním a možností porovnávat jednotlivá období. 

Samozřejmě lze v rámci budoucí optimalizace myslet i na pokročilé automatizace, které Vám mohou v provozu ušetřit drahocenný čas a rozvázat ruce pro jiné důležitější činnosti. 

 

Žádost o úvěr COVID 

Neváhejte a využijte program Úvěr COVID, který přináší malým a středním podnikům podporu ve formě zvýhodněných úvěrů ve výši 500 tis. až 15 mil. Kč s nulovou úrokovou sazbou.

 

- Úvěry jsou poskytovány až do výše 90 % způsobilých výdajů, se splatností 2 roky včetně možnosti odloženého splácení až na dobu až 12 měsíců.

- Úvěr může být použit například na pořízení drobného hmotného nebo nehmotného majetku, pořízení a financování zásob nebo další provozní náklady a výdaje.

- S vyřízením a poskytnutím úvěru a ani jeho případným předčasným splacením nejsou spojeny žádné poplatky.

- Žádosti lze podávat na pobočky ČMZRB od 16. 3. 2020.

 

Zdroj: Portál BusinessInfo.cz - oficiální portál pro podnikání a export (Ministerstva průmyslu a obchodu ČR)

 

Důležité zdroje

Jako primární zdroj informací pravidelně doporučujeme sledovat web Vlády ČR a Ministerstva zdravotnictví ČR, situace se mění každý den a příslušné orgány na to odpovídajícím způsobem reagují.  

 

Asociace hotelů a restaurací ČR

K vydaným rozhodnutím je nicméně dobré sledovat novinky Asociace hotelů a restaurací ČR, kteří vedle shrnutí doposud přijatých opatření také odvádí skvělou práci ve formě rešerší, výkladu a kontextu jednotlivých zákazů a nových povinností - vše přehledně k dispozici přímo na jejich webu. 

 

Komunity hoteliérů na sociální sítích

Zajímá-li Vás dění v komunitě ubytovatelů, otázky z praxe a názory, doporučujeme sledovat Facebookové skupiny jako jsou např. Manažeři a provozovatelé a hotelů a penzionů nebo Hospitalidi

 

Kontaktujte nás

Máte-li na nás jakékoliv dotazy, neváhejte nás kontaktovat na info@better-hotel.com nebo na zákaznické lince +420 608 531 336.

Pro více detailu se přihlašte do systému Better Hotel, kde hned na hlavním přehledu najdete krizového průvodce doplněného o konkrétní postupy a návody přímo s odkazem do systému. 

 




Hledáte skvělý systém pro správu ubytovacích kapacit nebo restaurace?

ZJISTIT VÍCE



Novinky z naší dílny


Ludmila Faltusová, 30.6.2020

Nová sazba DPH za ubytovací služby

(3 minut čtení) Od 1. července 2020 bude DPH na ubytovací služby nově podléhat 10% sazbě DPH. Čtěte…


Zákonné povinnosti

Ludmila Faltusová, 26.6.2020

S čtečkou dokladů zvládnete check-in až 5x rychleji!

(3 minuty čtení) Využijte v systému Better Hotel napojení čtečky dokladů a vylepšete proces check…


Smart hotel
Tech-hotel
Zákonné povinnosti
Automatizace

Ludmila Faltusová, 22.4.2020

Novinky v DPH od května 2020

(5 minut čtení) Od 1. května 2020 platí nová pravidla pro sazbu DPH, kdy řada zdanitelných plnění…


Gastro
Zákonné povinnosti
Ceny a ceníky
Hotel management

Vyzkoušejte si náš systém na 30 dní zdarma!

Využíjte 30 denní zkušební dobu - bez závazku, bez kreditní karty.


Během jednoho pracovního dne Vás budeme kontaktovat a předáme Vám veškeré důležité informace k využívání Vaší zkušební verze.


Vyplňte prosím všechny povinné položky.

Omlouváme se, ale formulář se nepodařilo odeslat. Kontaktujte nás prosím na našem emailu. Děkujeme za pochopení.

Formulář byl úspěšně odeslán, děkujeme!

Kontaktujte nás

+420 608 531 336

info@mevris.cz
info@better-hotel.com


Po - Pá 9:00 - 17:30
Mimo tyto hodiny a o svátcích pouze pro hlášení výpadků systému.

Nechte nám na sebe kontakt a my se Vám ozveme zpět


Vyplňte prosím všechny povinné položky.

Omlouváme se, ale formulář se nepodařilo odeslat. Kontaktujte nás prosím na našem emailu. Děkujeme za pochopení.

Formulář byl úspěšně odeslán, děkujeme!

Je to snadné, nechte nám na sebe své telefonní číslo a my se Vám ozvěme zpět!



Vyplňte prosím všechny povinné položky.

Omlouváme se, ale formulář se nepodařilo odeslat. Kontaktujte nás prosím na našem emailu. Děkujeme za pochopení.

Formulář byl úspěšně odeslán, děkujeme!