Jak spravovat Airbnb efektivně: Průvodce pro hostitele, kteří chtějí mít klidné spaní
Provozovat jedno Airbnb v Beskydech nebo na Lipně se dá zvládnout s tužkou v ruce. Jakmile ale pronajímáte více apartmánů nebo nabízíte ubytování na více portálech najednou, začíná jít do tuhého. Telefon pípá v nevhodnou chvíli, hosté čekají na instrukce and nad vámi neustále visí strašák jménem overbooking.
Co je to overbooking?
Jednoduše situace, kdy se vám na jeden pokoj a jeden termín sejdou dvě různé rezervace. Stává se to nejčastěji tehdy, když nestihnete včas zavřít kalendář na jednom portálu poté, co se pokoj prodal na jiném. V tomto článku se podíváme na to, jak z administrativního chaosu udělat fungující stroj.
Při správě ubytování se dříve či později setkáte s otázkami, které pálí každého hostitele. Mezi nejhledanější výrazy patří Airbnb daně a legislativa. Je dobré vědět, že v ČR se krátkodobý pronájem bere jako ubytovací služba, což vyžaduje živnostenský list a správné odvody. Dalším častým tématem je Airbnb kontakt, tedy jak se dovolat pomoci, když nastane problém s hostem. Pokud ale používáte profesionální správu nemovitostí Airbnb skrze hotelový systém, většina těchto technických dotazů odpadá, protože systém hlídá pravidla za vás. Mnoho lidí také řeší registrace Airbnb na úřadech – i zde PMS pomáhá tím, že automaticky generuje hlášení pro cizineckou policii a obecní úřady.
Proč už vám aplikace Airbnb v mobilu nestačí?
Airbnb je skvělý prodejní kanál, ale jako nástroj pro kompletní správu celého objektu má své limity. Hlavním kamenem úrazu je chybějící komunikace s okolním světem. Pokud se snažíte kalendáře Airbnb a Booking.com hlídat ručně nebo přes jednoduchá propojení, dříve či později narazíte na technickou prodlevu. Stačí chvilka nepozornosti a máte jeden termín obsazený dvakrát, protože tyto portály mezi sebou neumí napřímo mluvit v reálném čase.
Kromě synchronizace kalendářů získáte s PMS Better Hotel nástroje, o kterých se vám v samotné aplikaci Airbnb ani nezdálo. Zatímco Airbnb řeší pouze prodej, PMS řeší celý váš život jako hostitele. Zásadní výhodou je online check-in, díky kterému hosté vyplní své údaje (včetně dokladů a podpisů) už doma na mobilu. Vy pak nemusíte osobně přebírat pasy nebo složitě dopisovat údaje do tabulek. Navíc získáte možnost generovat profesionální faktury, přijímat platby kartou přes platební bránu a mít pod palcem i přímé rezervace z vlastního webu bez provize Airbnb.
Dalším krokem k absolutní svobodě je automatizace vstupu do objektu. Better Hotel se dokáže napojit na chytré kliky a zámkové systémy. Zapomeňte na schovávání klíčů pod rohožku nebo do nebezpečných "keyboxů". Přes naše PMS můžete hostům automaticky generovat unikátní PIN kódy, které jsou platné pouze po dobu jejich rezervace. Tento kód systém hostovi sám pošle v instrukcích k příjezdu. Pokud ubytování teprve vybavujete, zámkový systém si můžete pořídit přímo u nás – zajistíme vám kompatibilní hardware i softwarové propojení na jednom místě.
Řešením není trávit více času u počítače, ale pořídit si špičkový hotelový systém, který se s Airbnb i Bookingem propojí napřímo a vše pohlídá za vás. Mnoho majitelů žije v omylu, že profesionální recepční software je výsadou pouze pro ty největší hráče. Pravdou je, že v dnešní době je to nepostradatelný standard pro každého, kdo chce ubytování provozovat na špičkové úrovni:
V našem systému není Airbnb jen „další kanál“, ale plně integrovaná součást vaší recepce. Better Hotel využívá přímé API propojení, což znamená, že komunikace probíhá v reálném čase bez zpoždění. Jakmile změníte cenu v Better Hotelu, během sekundy se propíše na Airbnb. To platí i pro restrikce, jako je minimální délka pobytu. Rezervace se navíc okamžitě zapíše do vaší štafle, zablokuje termín ostatním a připraví podklady pro fakturaci.
Inbox 2.0: Všechny zprávy z Airbnb na jedné hromadě
Hlavní výhodou našeho řešení je rychlost a absolutní přehled. Už nemusíte neustále otevírat aplikaci Airbnb, abyste hostům odpověděli. Vše důležité vyřídíte přímo z rozhraní Better Hotelu.
- ✔ Vše na jednom místě: Zprávy z Airbnb vidíte v jednom přehledném vlákně společně s vaší e-mailovou komunikací.
- ✔ Chytré odpovědi s AI: Systém na jedno kliknutí navrhne odpověď na dotaz hosta.
- ✔ Ochrana „Response rate“: Odpovědi z našeho Inboxu systém uznává jako oficiální.
- ✔ Napojení na automatické kampaně: Systém za vás pošle instrukce k příjezdu nebo poděkování.
- ✔ Kontext rezervace: Přímo u zprávy vidíte detaily o termínu a ceně.
Naším cílem v Better Hotelu je zcela automatizovaná komunikace napříč všemi komunikačními kanály, která vás od psaní zpráv osvobodí úplně.
Jak poznáte, že je čas na změnu?
Pokud právě zvažujete, zda je pro vás profesionální systém ta správná investice, zkuste si upřímně odpovědět na tyto otázky:
- Máte sevřený žaludek pokaždé, když pípne nová rezervace a vy zrovna nejste u počítače?
- Trávíte více než hodinu denně ručním vypisováním faktur nebo hlášením hostů?
- Cítíte, že stagnujete, protože se bojíte přidat další portál, abyste ten zmatek ukočírovali?
Jak vypadá správa Airbnb v praxi?
1. Rychlejší než overbooking
Bez systému: Musíte okamžitě přerušit večeři a ručně kalendáře zavřít. Pokud to nestihnete, hrozí penalizace.
S Better Hotelem: Systém okamžitě pošle signál do všech kanálů a termín uzamkne. Vy v klidu dojíte večeři.
2. Bezpapírový příjezd
Bez systému: Strávíte 15 minut administrativou u každého příjezdu a tvoříte fronty.
S Better Hotelem: Host si údaje vyplní dopředu na mobilu. Máte vše legálně připravené dopředu.
3. Check-in ve 2 hodiny ráno
Bez systému: Musíte na hosta čekat nebo schovávat klíče do nebezpečných boxů.
S Better Hotelem: Hostovi přijde PIN kód k zámku. Zámek se odemkne jen jemu a jen po dobu pobytu.
4. Dotazy, které se opakují
Bez systému: Každému hostovi posíláte zprávy ručně a trávíte hodiny v chatu.
S Better Hotelem: Nastavíte automatickou kampaň, která instrukce pošle za vás ve správný čas.
5. Chytřejší práce s cenou
Bez systému: Musíte se přihlásit na každý portál zvlášť a ručně přepisovat ceny na každý den.
S Better Hotelem: Nastavíte změnu jedním kliknutím a projeví se na Airbnb, Bookingu i webu najednou.
6. Konec papírové války
Bez systému: Strávíte hodiny sčítáním dnů a vypisováním ubytovací knihy pro policii.
S Better Hotelem: Systém sám připraví podklady. Na konci měsíce jen vyjedete hotový report pro obec.
Začněte chytře od prvního dne
Začínající hostitelé dělají často tu chybu, že si „pěstují“ administrativní chaos v Excelu a profesionální systém začnou řešit, až když nastane první velký problém nebo vyhoření. Buďte o krok napřed. Hotelový rezervační systém není výdaj, ale investice do vašeho klidu a spokojenosti vašich hostů.
Většina z nás začíná s vizí, že bude poskytovat skvělé ubytování a potkávat zajímavé lidi. Nikdo nezačíná s tím, že chce trávit večery přepisováním údajů z občanek, hlášením hostů na úřady a neustálým sledováním mobilu.
Investice do Better Hotelu není jen o technologii. Je to především investice do vašeho profesionálního růstu. Udělejte z Better Hotelu svou první volbu pro úspěšné podnikání v hospitality. Vaše hosty to nadchne a vám se konečně uleví.
