Zlepšujeme a hlavně zpřesňujeme práci s doklady! - BetterHotel

Zlepšujeme a hlavně zpřesňujeme práci s doklady!

Kateřina Vejdová
12.2.2018

Nestává se často, abychom z gruntu měnili grafické rozhraní pro tak důležitou část systému jako jsou například účetní doklady. Měsíce jsme sbírali Vaše zkušenosti a zpětnou vazbu, abychom Vám nyní mohli nabídnout nový, rychlejší a přehlednější, systém pro sprádu dodkladů!

Zlepšujeme a hlavně zpřesňujeme práci s doklady!

Největším nepřítelem posledních měsíců se stalo sčítání tržeb a jejich porovnávání s účetními výstupy z Better Hotelu. Na začátku stála krásná myšlenka, která se ale ukázala až přílišně sofistikovanou a v zásadě špatně aplikovatelnou i u těch nejpoctivějších. Proto jsme po četných konzultacích s našimi klienty tento koncept opustili a společně vytvořili koncept nový, kde se téměř nedá chybovat. 

Klíčové novinky


1. Minimalizace možnosti "inline" úprav v dokladech 

Nejvíce problémů vznikalo právě v tomto momentě, kdy obsluze systému byla nechána až přílišná volnost s úpravou dokladu. Ani naše vysvětlování, že některé kroky budete účetní těžko vysvětlovat nevedlo ke kýženému cíli. Nové grafické rozhraní tak umožňuje "inline" editovat pouze marginální věci. Vše ostatní je nyní pod dohledem kontroly historie a systém si sám udržuje konzistenci dat mezi účetními a příjmovými doklady

2. Důležité změny jsou pod kontrolou 

Změny formy úhrady, změny měny, pokladny ... u již uhrazených dokladů - vše resultovalo v téměř neřešitelný problém. Systém po jisté době záměrně odpojoval účetní a příjmové doklady, aby bylo možné zjistit, zdali Vám v hotelu někdo "neloupe perníček".  Rozhodli jsme se tuto možnost ponechat, ale udělat ji tak, jak je nám vlastní - chytře.

Pokud se například recepční zpětně rozhodne změnit platbu u vystaveného dokladu z platby hotově na kartu, jsou zde novinky které je nutné vzít v potaz.

V úpravě dokladů jsou stanoveny tři položky, které zaznamenávají změnu a budou dohledatelné pro případné zjišťování odchylek.

1. Způsob platby - pokud budete chtít změnit platbu z hotovosti například na platbu kartou, systém se bude na tuto změnu dotazovat a automaticky provede úkony, které s tímto krokem souvisí - budou stornovány veškeré příjmové a pokladní doklady, které jsou připojeny k tomuto účetnímu dokladu a vystaveny nové. 

2. Datum vystavení dokladu

3. Změna měny 

 

3. Důležité změny jsou jednoduše dohledatelné

Pokud budete na konci měsíce potřebovat dohledat nesrovnalosti a zodpovědnou osobu, která s dokumenty manipulovala, již to bude možné. Tyto změny naleznete zde: Statistiky - Finance - Finanční machinace. Navíc všechny podezřelé manipulace jsou označeny přímo v tabulce dokladů ikonou červeného výstražného trojúhelníku. 
V detailu každého dokladu také najdete kompletní historii úprav dokladu a nově také veškeré příjmové pohyby. Pokud se např. rozhodnete změnit formu úhrady u již uhrazeného dokladu, systém automaticky stornuje původní příjmový doklad, vystaví opravný doklad se zápornou částkou a aktuálním datem a navíc vystaví nový příjmový doklad - to vše jednoduše na dvě kliknutí!

 

4. Nové filtry pro export dokladů

Export účetních dokladů dostal konečně plnohodnotné filtry, podobné těm, které můžete používat ve statistikách. Navíc se nyní automaticky přenášejí filtry, které jste si nastavili nad tabulkou dokladů, takže není třeba je duplikovat v případě exportu. 

 

Co si od toho slibujeme?

Hlavním cílem je především minimalizace nesrovnalostí mezi účetními doklady a finančními toky. Za současné situace se sice může stát, že Vám nebudou sedět, nicméně máte jistotu, že je to díky tomu, že někdo záměrně manipuloval s uhrazenými účetními doklady a díky našim analytickým nástrojům velice rychle zjistíte kdo to byl a proč to dělal. 

Pokud byste k tomuto tématu měli jakýkoliv poznatek nebo připomínku, nebojte se nám ozvat - třeba na Facebooku nebo nám jedoduše napište. :) 

 

 






Mohlo by Vás zajímat

Automatický emailový marketing a…

Martin Blažek, 27.8.2017

(7 minut čtení) Zvyšte prodeje svého hotelu, ušetřete svůj čas a automatizujte pravidelné procesy v komunikaci - konfirmace rezervací, doplňkový prodej, upgrade pokoje, online… | číst více >>

Předvyplněné registrační karty na jedno…

Martin Blažek, 19.9.2017

(5 minut čtení) Znáte to, přijedou hosté, čekají na recepci, vy jim tisknete registrační karty, čekáte až je hosté vyplní, poté čekají hosté až je zkontrolujete ... koho myslíte,… | číst více >>

Nový automatizovaný ceník, který Vám…

Kateřina Vejdová, 12.2.2018

Máte víc než pár typů pokojů? Nebo spravujete několik desítek apartmánů? Víte, že Vaše třílůžko je vždy např. o 20% dražší než Vaše dvoulůžka? Co kdyby Better Hotel vytvářel… | číst více >>

Automatické hlášení cizinců snadno a…

Martin Blažek, 29.3.2017

(3 minuty čtení) Co kdyby za Vás cizince hlásil Váš rezervační systém sám, automaticky a spolehlivě? U Better Hotelu je to realita. Celé nastavení navíc zabere asi tak dvě minuty! | číst více >>