Online check-in aneb nechte hosty spravovat své rezervace sami! - BetterHotel

Online check-in aneb nechte hosty spravovat své rezervace sami!

Martin Blažek
24.3.2017

(4 minuty čtení) Spočítali jste někdy kolik času trávíte vyřizováním požadavků na modifikace rezervací, jejich storna nebo vyplňování registračních karet při check-inu? Že spoustu? Představte si, že si od této chvíle budou moci Vaší hosté toto všechno dělat sami ... co uděláte s volným časem?

Online check-in aneb nechte hosty spravovat své rezervace sami!

Na nápad vytvořit klientský portál jsem vlastně nepřišel skrz moji práci v Better Hotelu, ale skrze svou zkušenost z cestování. Nerad si rezervuji pobyt přes rezervační portály a tak to vždy zkouším napřímo. Samotná rezervace není většinou problém, ale v momentě, kdy zjistíte, že potřebujete odjet o den dříve, že Vás bude o dva víc nebo byste si jenom rádi objednali transfer, a ještě k tomu byste to potřebovali mít konfirmované skutečně rychle, začíná to být nepříjemně napínavé.  Náš klientský portál je tedy jenom logickým vyústěním potřeb všech cestovatelů. Příjemným bonusem je, že to jak Vašim klietům tak Vám, tedy ubytovacím zařízením, ušetří neuvěřitelné množství času!  

Jak jsme již zmínili, jde především o to, ušetřit všem zůčastněným čas. Navrhli jsme čtyři základní funkce, které si nyní podrobněni popíšeme. Jsou to především: 

  1. Možnost editace vlastní rezervace hostem a její eventuální storno
  2. Možnost vyplnit si registrační karty před příjezdem (online check-in)
  3. Možnost objednat si transfer
  4. Zjednodušení komunikace mezi hotelem a hostem

 

Začínáme používat klientský portál

Abyste mohli začít používat klientský portál, nepotřebujete žádné speciální nastavení ani konfiguraci. Better Hotel si vezme veškeré ceny, dostupnost, kontaktní údaje a údaje o klientovi přímo z Vašeho rezervačního systému. Manuál k nastavení klientského portálu naleznete ZDE.


Co přesně klientský portál umí?

Jenom na margo připomenu, že portál funguje skvěle také na mobilech a tabletech. V kombinaci, například s možností navigace, tak může sloužit hostům i jako zpříjemnění cesty do Vašeho hotelu atp.

Vlastní editace rezervace hostem

Portál dovolí Vašim klientům modifikovat, stornovat nebo přidávat rezervace nových pokojů do skupiny. Nemusíte nikde nic nastavovat, dostupnost i ceny čerpá portál přímo z Vašeho rezervačního systému. 
Důležité je však nastavit si správně obchodní a storno podmínky (menu - nastavení - nastavení ceníků - obchodní pormínky) - za prvé portál nechá klienta při každé změně Vaše podmínky potvrdit a za druhé podle zadaných limitů portál počítá, zdali ještě klient může svou rezervaci zdarma modifikovat nebo stornovat. Pakliže je již v režimu, že by musel platit jakýkoliv storno poplatek, portál mu jednoduše oznámí, že tuto změnu musí konfirmovat hotel a nabídne mu kontaktní formulář. Po jeho vyplnění Vám požadavek klienta přistane opět do emailu i do systémové komunikace. 
Po každé modifikaci Vám i Vašim klientům také dorazí informační email, kde jsou shrnuty veškeré změny. 

Vyplnění registračních karet (online check-in)

Tuto funkci budete zřejmě zbožňovat nejvíce - Vaši klienti si budou moci před svým příjezdem online vyplnit své registrační karty. Při příjezdu je stačí pouze zkontrolovat oproti dokladům totožnosti. Systém vše sám uloží do databáze a zaktualizuje karty hostů. Po uložení online check-inu Vám příjde konfirmace do emailu, navíc se daná rezervace na štaflích označí ikonkou malého panáčka, která signalizuje právě online check-in. 

Objednávka transferu

Přes náš klientský portál si mohou Vaši hosté také pohodlně zarezervovat transfer. Better Hotel umí sám spočítat cenu transferu. Po odeslání žádosti se začínají dít velké věci. Klient i Vy dostanete konfirmaci transferu na email. K rezervaci se automaticky založí položka transferu. Better Hotel navíc automaticky vybere vhodného řidiče z Vaší databáze a odešle mu informaci o nové objednávce transferu - v tomto mailu může řidič transfer potvrdit nebo odmítnout. Pakliže jej odmítne, dostanete o tom zprávu. V opačném případě je vše v pořádku. Klient má objednaný transfer, systém automaticky objedná řidiče a Vy jste nemusel ani pohnout brvou ... :)

Komunikace, voucher, sbírání kontaktů

Hned při první návštěvě hosta na portálu jej vyzveme, aby nám zaktualizoval své kontakty, především email. U hostů přes portály, které Vám neposílají emailové adresy klientů to může být velmi zajímavý zdroj kontaktů! Dále si mohou na portále hosté vytisknout ubytovací voucher, prohlížet historii komunikace, najít Vás na mapě, pustit si navigaci a mnoho dalšího. 

 


Jak dostanu svého hosta na portál?

Každá jednotlivá rezervace (nebo skupina), má svůj unikátní odkaz (link), přes který je možné se na portál přihlásit. Tento odkaz si můžete nechat vygenerovat u každé rezervace manuálně v systému nebo si jej nechat chytře vložit do emailové šablony pro odchozí poštu v Better Hotelu. 

Ti nejchytřejší však použijí naši možnost automatického marketingu (menu - smart hotel - online marketing) - nastavíte si kampaň, že např. vždy tři dny před příjezdem Better Hotel automaticky odešle hostům výzvu k vyplnění registračních karet online. Nemusíte tak na nic myslet, vše funguje samo, automaticky a Vy tak ušetříte ohromné množství času a zbytečné práce! 

 

 

Co čeká portál dále?

Během několika měsíců rozšíříme portál o možnost prodeje doplňkového sortimentu, ale hlavně také o nabídku dalších doprovodných služeb. To mohou být např. fakultativní výlety, prohlídky apod. Chystáme také rozhraní pro Vaše partnery, které bude integrovat jejich nabídky, spočítá Vám provizi atd. - nechte se překvapit. :) 

 


Závěrem

Klientský portál Better Hotel Vám ušetří spoustu času a práce. Navíc se velmi jednoduše používá, má okamžitou odezvu a Vaši hosté tak mohou mnohem pružněji reagovat na své neočekávané životní situace, které jim kříží jeji cestovatelské plány. 
A především - budou Vás mít za tu možnost rádi! :) 

 






Mohlo by Vás zajímat

Zlepšujeme a hlavně zpřesňujeme práci s…

Kateřina Vejdová, 12.2.2018

Nestává se často, abychom z gruntu měnili grafické rozhraní pro tak důležitou část systému jako jsou například účetní doklady. Měsíce jsme sbírali Vaše zkušenosti a zpětnou vazbu,… | číst více >>

AirBnB si plně rozumí s Better Hotelem.

Kateřina Vejdová, 23.7.2018

Better Hotel Vám jako jeden z prvních na světě nabízí přímé přijení na portál AirBnB a to v rámci plnohodnotného API připojení. Celý proces rezervací se nyní plně automatizuje a… | číst více >>

Pokladny a uzávěrky v novém kabátě!

Kateřina Vejdová, 12.6.2018

Požadujete občas od svého personálu ucelený přehled uzávěrek nebo pouze vytisknout aktuální stav pokladny? Tak dnes to budou mít za pár vteřin. Představujeme Vám několik novinek,… | číst více >>

Online check-in aneb nechte hosty…

Martin Blažek, 24.3.2017

(4 minuty čtení) Spočítali jste někdy kolik času trávíte vyřizováním požadavků na modifikace rezervací, jejich storna nebo vyplňování registračních karet při check-inu? Že spoustu… | číst více >>